So vermeiden Sie E-Mail-Sünden

Es gibt viele gute Gründe, mit Geschäftspartnern, Kunden oder Mitarbeitern per E-Mail zu kommunizieren:

Der Empfänger wird nicht bei der Arbeit unterbrochen, keiner muss sich unleserliche Notizen machen und alle Beteiligten können hinterher Satz für Satz nachlesen, was vereinbart wurde.

Rund 112,5 Milliarden Geschäftsmails pro Tag wurden laut einer Schätzung der Radicati Goup 2015 verschickt und empfangen – und jährlich soll diese Zahl um drei Prozent steigen.

Über wie viele dieser E-Mails sich die Empfänger wohl geärgert haben?

Das ist statistisch natürlich nicht erfasst.

Doch wahrscheinlich hat sie jeder schon einmal bekommen: eine unhöfliche E-Mail – sei es von einem gestressten Geschäftspartner oder einem urlaubsreifen Mitarbeiter.

Unverschämt, unverständlich, voller Fehler: Klar, dass man sich ärgert, wenn so eine Mail im Postfach landet.

Dennoch sollten Sie es nicht wie der Absender machen und unhöflich zurückschreiben – auch wenn es in den Fingern juckt. Weisen Sie Ihr Gegenüber lieber mit einem Augenzwinkern darauf hin, dass er in ein Fettnäpfchen getappt ist.

Sollten Sie sich allerdings von einer Mail ernsthaft auf den Schlips getreten fühlen, greifen Sie lieber zum Telefonhörer oder suchen Sie das persönliche Gespräch.

So lässt sich die Sache meist schneller und einfacher aus der Welt schaffen als mit einem ausufernden Mailverkehr.

Hier sind 6 Tipps für erfolgreiche E-Mails:

1. Warum wollen Sie ausgerechnet per E-Mail kommunizieren?

Als Erstes sollten Sie sich klar machen, warum Sie keine andere Kommunikation wählen und wie Sie selbst in der elektronischen Nachricht wirken wollen.

Gerade auf dem Smartphone werden E-Mails oft „mal eben schnell“ verfasst, der höfliche Umgangston bleibt dabei leicht auf der Strecke.

2. Keine Rechtschreib- und Grammatikfehler machen

Viele peinliche Tippfehler und Grammatikschnitzer lassen sich verhindern, wenn man sich für seine E-Mails ein wenig mehr Zeit nimmt und die Nachrichten vor dem Abschicken noch einmal durchliest. Schließlich ist der geschäftliche E-Mail-Verkehr kein Whatsapp-Chat!

3. Keine Abkürzungen nutzen

Nicht jeder kennt die Bedeutung von Abkürzungen wie „FYI“ (for your information), „z.K.“ (zur Kenntnis) oder „fyeo“ (for your eyes only).

Ganz klar: Es ist Faulheit und schlichtweg unhöflich, die Wörter nicht auszuschreiben und vorauszusetzen, dass der Empfänger die Kürzel kennt. Er könnte beim Lesen schlechte Laune bekommen, weil er alles erst einmal übersetzen muss.

4. Keine passiv-aggressive Floskeln verwenden

Manche Sätze und Floskeln können von Ihrem Leser als Affront verstanden werden.

Ein „Danke im Voraus“ bedeutet für den Empfänger der E-Mail vielleicht „Ich danke Ihnen für den Gefallen, den Sie noch nicht geleistet haben.“ Das setzt den Empfänger unter Druck.

Schreiben Sie lieber „Ich freue mich auf …“ „… Ihre Antwort“ oder „… die gemeinsame Zusammenarbeit“. Diese Aussage ist gleichzusetzen mit „Danke im Voraus“.

„Ich hoffe, dass es Ihnen nichts ausmacht“ ist ebenfalls eine gefährliche Phrase. Denn es bedeute so viel wie: Der Absender plant etwas oder hat womöglich schon etwas getan, wofür er eigentlich erst die Zustimmung haben sollte.

„Für den Fall, dass Sie es übersehen haben …“ Natürlich kann es sein, dass man in der Flut an E-Mails eine Nachricht übersieht. Doch in den meisten Fällen will der Absender Ihre Aufmerksamkeit auf eine Nachricht lenken, von der Sie schon entschieden haben, dass sie unwichtig für Sie ist.

5. Den richtigen Verteiler wählen

Als eine der größten E-Mail Sünden gilt es, jemanden unnötig in „CC zu setzen“ oder E-Mails gar gleich an den ganzen Verteiler zu schicken. Das mag zwar für den Absender bequemer sein, doch oft genug ist der Inhalt der Nachricht nicht für jeden von Interesse.

6. Keine Dringlichkeit vortäuschen

Eine Unsitte ist auch vorgetäuschte Dringlichkeit: Ein rotes Ausrufezeichen neben dem Betreff kann ein gutes Mittel sein, um dem Empfänger die Wichtigkeit seiner Mail mitzuteilen – und besonders bei einer nahenden Deadline ist es womöglich keine so schlechte Idee.

Doch die Priorisierung wird auch gern missbraucht: Dann steht plötzlich vor jeder E-Mail ein rotes Ausrufezeichen – und das nervt den Empfänger.

Dasselbe gilt übrigens auch für die Verwendung von „ASAP“ (as soon as possible): Wenn etwas wirklich dringend ist, sollte man besser einmal mehr zum Telefonhörer greifen.

7. Keine Lesebestätigung anfordern

Gern genutzt und mindestens genauso nervig wie das rote Ausrufezeichen sind Lesebestätigungen. Damit setzen Sie den Empfänger unnötig unter Druck, zeigen Misstrauen und wirken wie ein Kontrollfreak.